Bedarf und Verfügbarkeit zusammenbringen
Gute Personalplanung beantwortet zwei Fragen: Wie viel Arbeitszeit brauche ich, und wie viel habe ich? Die Datei stellt beides je Abteilung und Zeitraum gegenüber und zeigt Über- und Unterdeckung automatisch.
- Personalbedarf in Stunden oder Köpfen je Abteilung und Zeitraum
- Verfügbare Kapazität aus Anzahl, Arbeitszeit und Abwesenheiten
- Über- und Unterdeckung mit Ampel
- Personalkosten aus Stunden und Stundensatz
- Plan-Ist-Vergleich der geleisteten Stunden
Kosten planbar machen
Personal ist meist der größte Kostenblock. Deshalb rechnet die Datei aus geplanten Stunden und Stundensatz die Personalkosten je Abteilung und in Summe – ideal, um Budgets zu untermauern und Szenarien durchzuspielen.
Überblick im Dashboard
Das Dashboard zeigt Gesamtbedarf, Deckungsgrad, Abteilungen mit Unterdeckung und die Kostensumme als Kacheln, dazu Diagramme je Abteilung. So wird aus vielen Zahlen eine Entscheidungsgrundlage.
Welche Angaben die Personalplanung braucht
Die Planung wird belastbar, sobald Bedarf und Verfügbarkeit in derselben Einheit stehen. Entscheiden Sie sich für Stunden oder für Köpfe und bleiben Sie dabei – gemischt geführt lässt sich keine Deckungslücke berechnen.
- Mitarbeitende mit Beschäftigungsumfang, besser in Vollzeitäquivalenten
- Qualifikationen, falls nicht jede Person jede Aufgabe übernehmen darf
- Bedarf je Abteilung und Zeitraum – aus Menge oder aus Besetzung
- Sollarbeitszeit und eine realistische Ausfallquote
- Bekannte Abwesenheiten wie Urlaub und Elternzeit
Nettobedarf ist nicht der Bedarf
Wer die Arbeitsmenge nur durch die Sollarbeitszeit teilt, unterschätzt den Bedarf regelmäßig um 15 bis 25 Prozent – weil niemand das ganze Jahr anwesend ist. Die Datei rechnet deshalb zweistufig: erst den Nettobedarf, dann den Bruttobedarf durch Division mit der Anwesenheitsquote. Wichtig ist die Rechenrichtung: bei 20 Prozent Ausfall braucht es nicht 20, sondern 25 Prozent mehr Personal. Die Deckungslücke gegen den Ist-Bestand wird je Monat ausgewiesen, nicht als Jahresmittel – sonst verschwinden saisonale Spitzen vollständig.