Die Formel
Personalkosten = Bruttolohn × (1 + Lohnnebenkostensatz). Der Nebenkostensatz umfasst Sozialabgaben und weitere Arbeitgeberkosten und liegt je nach Land und Konstellation grob bei 20–30 %.
- Bruttolohn je Mitarbeiter
- Lohnnebenkosten (Arbeitgeberanteil) in Prozent
- ggf. Zusatzkosten (Ausrüstung, Weiterbildung)
- Vollkosten = Brutto × (1 + Nebenkostensatz)
Rechenbeispiel
Bei 4.000 € Bruttolohn und 22 % Lohnnebenkosten: 4.000 × 1,22 = 4.880 € Personalkosten pro Monat und Mitarbeiter. Für zehn Mitarbeitende sind das 48.800 € monatlich.
Vom Bruttolohn zu den Arbeitgeberkosten
Der Bruttolohn ist nur der Ausgangspunkt. Hinzu kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung von rund 21 Prozent, dazu Umlagen und die gesetzliche Unfallversicherung. Als Faustwert liegen die Gesamtkosten bei etwa 1,25- bis 1,30-mal dem Bruttolohn, in Branchen mit hoher Unfallgefahr darüber. Rechnen Sie nie mit dem Bruttolohn allein – bei zehn Mitarbeitenden liegt der Fehler leicht bei einem sechsstelligen Jahresbetrag.
- Bruttolohn
- + Arbeitgeberanteil Sozialversicherung (rund 21 %)
- + Umlagen U1/U2/U3 und Berufsgenossenschaft
- = Arbeitgeberbruttokosten, Faktor rund 1,25–1,30
Sonderzahlungen und Nebenkosten
Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Boni, Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge gehören in die Jahreskosten – sie sind keine Ausnahme, sondern planbar. Zuschläge rechnen Sie über die erwarteten Stunden, nicht pauschal: 25 Prozent Nachtzuschlag auf 20 Prozent der Stunden ergibt 5 Prozent Mehrkosten, nicht 25. Bei Sonderzahlungen ist außerdem der Zeitpunkt wichtig, wenn Sie die Zahlen auch für die Liquiditätsplanung nutzen.
Der produktive Stundensatz
Für Kalkulation und Angebote brauchen Sie nicht die Jahreskosten, sondern die Kosten je produktiver Stunde – und produktiv ist deutlich weniger als bezahlt. Von 2.080 bezahlten Jahresstunden gehen Urlaub, Krankheit, Fortbildung und unproduktive Zeiten ab; typisch bleiben 1.550 bis 1.700 produktive Stunden. Der Stundensatz ist also Jahreskosten ÷ produktive Stunden, nicht ÷ 2.080. Wer mit den bezahlten Stunden rechnet, kalkuliert systematisch rund 20 Prozent zu günstig.
- Bezahlte Stunden: 2.080 im Jahr bei Vollzeit
- − Urlaub, Krankheit, Fortbildung, unproduktive Zeit
- = produktive Stunden, typisch 1.550–1.700
- Stundensatz = Jahreskosten ÷ produktive Stunden
Beispielrechnung
Bruttomonatslohn 3.800 Euro, also 45.600 Euro im Jahr. Plus Weihnachtsgeld von einem Monatsgehalt: 49.400. Arbeitgeberanteile und Umlagen mit Faktor 1,22: 60.268 Euro Jahreskosten. Bei 1.620 produktiven Stunden ergibt sich ein Kostensatz von 37,20 Euro je produktiver Stunde. Ein Angebot, das mit dem naiven Satz von 45.600 ÷ 2.080 = 21,92 Euro kalkuliert wurde, deckt nicht einmal 60 Prozent der tatsächlichen Kosten.
- Jahresbrutto inklusive Sonderzahlung: 49.400 Euro
- Arbeitgeberkosten mit Faktor 1,22: 60.268 Euro
- Bei 1.620 produktiven Stunden: 37,20 Euro je Stunde
Typische Fehler
Personalkosten werden fast immer unterschätzt, und die Ursachen sind bei jedem Betrieb dieselben.
- Mit dem Bruttolohn statt den Arbeitgeberkosten rechnen
- Sonderzahlungen und Zuschläge weglassen
- Den Stundensatz über bezahlte statt produktive Stunden bilden
- Zuschlagssätze pauschal statt über die betroffenen Stunden ansetzen
- Bei Teilzeit in Köpfen statt in Vollzeitäquivalenten rechnen
In Excel umsetzen
Je Mitarbeitendem oder Stelle eine Zeile mit Bruttolohn, Beschäftigungsumfang und Sonderzahlungen als Eingabe; Arbeitgeberkosten, Jahreskosten und produktiver Stundensatz als Formelspalten. Die Sätze – Sozialversicherungsanteil, Umlagen, produktive Stunden, Zuschlagssätze – gehören zwingend auf ein Annahmen-Blatt, weil sie sich jährlich ändern. Dann aktualisieren Sie einmal im Jahr vier Zahlen statt jede Zeile.
- Annahmen-Blatt für Beitragssätze, Umlagen und produktive Stunden
- Arbeitgeberkosten und Stundensatz als berechnete Spalten
- Auswertung je Abteilung und je Monat
- Vollzeitäquivalente statt Kopfzahlen