Die Formel
Benötigte Kräfte je Schicht = benötigte Arbeitsstunden in der Schicht ÷ produktive Stunden je Mitarbeiter. Berücksichtigen Sie Pausen und eine Mindestbesetzung aus Sicherheits- oder Servicegründen.
- Arbeitsvolumen der Schicht in Stunden
- Produktive Zeit je Kraft (Schichtlänge − Pausen)
- Bedarf = Volumen ÷ produktive Zeit, aufgerundet
- Mindestbesetzung als Untergrenze beachten
Rechenbeispiel
Eine Schicht braucht 32 Arbeitsstunden. Jede Kraft leistet effektiv 7,5 Stunden. Bedarf = 32 ÷ 7,5 = 4,27 → 5 Kräfte. Liegt die Mindestbesetzung bei 3, ist sie damit erfüllt.
Vom Schichtbedarf zum Personalbedarf
Die Zahl je Schicht ist noch nicht die Zahl, die Sie einstellen müssen. Eine Person kann nicht jede Schicht besetzen: sie arbeitet fünf von sieben Tagen und hat Urlaub. Rechnen Sie deshalb über den Schichtfaktor weiter: benötigte Personen = Besetzung je Schicht × Anzahl Schichten je Tag × Betriebstage je Woche × Schichtlänge ÷ Wochenarbeitszeit, anschließend geteilt durch die Anwesenheitsquote. Für einen durchgehend besetzten Arbeitsplatz im Dreischichtbetrieb an sieben Tagen ergibt das rund fünf Personen – nicht drei.
- Schichtfaktor = benötigte Wochenstunden ÷ Wochenarbeitszeit je Person
- Vollkonti (168 Wochenstunden, 40-Stunden-Woche): Faktor 4,2
- Nach Ausfallzeiten von rund 19 %: Faktor rund 5,2
- Zweischicht an fünf Tagen: Faktor rund 2,5 statt 2
Ausfallreserve und Springer
Aufrunden allein reicht nicht. Fällt in einer besetzten Schicht jemand kurzfristig aus, ist die Mindestbesetzung sofort unterschritten – und bei sicherheitsrelevanten Arbeitsplätzen bedeutet das Stillstand. Planen Sie deshalb eine Reserve ein: entweder einen Springer je Schichtgruppe oder eine kalkulierte Überbesetzung von etwa 10 Prozent. Das ist keine Verschwendung, sondern die Alternative zu Überstunden aus dem Frei – die auf Dauer teurer sind und die Fluktuation erhöhen.
Qualifikationen und Mindestbesetzung
Ein rein numerischer Bedarf geht an der Realität vorbei, wenn nicht jede Person jede Aufgabe übernehmen darf. Muss je Schicht mindestens eine Person mit Anlagenberechtigung, Ersthelfer-Ausbildung oder Schichtführerfunktion anwesend sein, planen Sie diese Rollen getrennt und prüfen sie als eigene Bedingung. Die häufigste Planungspanne ist nicht zu wenig Personal, sondern das Fehlen genau einer Qualifikation in genau einer Schicht.
- Je Qualifikation eine eigene Mindestbesetzung führen
- Schichtführer, Ersthelfer und Berechtigungen separat prüfen
- Qualifikationsmatrix je Mitarbeitendem pflegen
Typische Fehler
Diese Punkte führen dazu, dass ein rechnerisch stimmiger Schichtplan im Alltag nicht hält.
- Schichtbedarf mit Personalbedarf gleichsetzen und den Schichtfaktor weglassen
- Pausen nicht von der Schichtlänge abziehen
- Keine Ausfallreserve vorsehen
- Nur Köpfe zählen und Qualifikationen ignorieren
- Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten der Schichtfolge nicht prüfen
In Excel umsetzen
Zwei Tabellen genügen: eine mit dem Arbeitsvolumen je Schicht und Tag, eine zweite mit den Mitarbeitenden und ihren Qualifikationen. Benötigte Besetzung, Schichtfaktor und Personalbedarf entstehen als Formelspalten. Schichtlänge, Pausen, Anwesenheitsquote und Mindestbesetzung gehören auf ein Annahmen-Blatt. Eine Übersicht je Kalenderwoche zeigt Unterdeckung farbig, und eine Prüfspalte je Schicht meldet, wenn eine erforderliche Qualifikation fehlt.
- Annahmen-Blatt für Schichtlänge, Pausen, Anwesenheitsquote, Mindestbesetzung
- Besetzung und Personalbedarf als berechnete Spalten
- Qualifikationsprüfung je Schicht als eigene Formelspalte
- Ampel bei Unterdeckung oder fehlender Qualifikation