Die Formel
Resturlaub = Übertrag aus Vorjahr + Jahresanspruch − bereits genommene − verplante Tage. Bei unterjährigem Ein- oder Austritt wird der Jahresanspruch anteilig gerechnet: Jahresanspruch ÷ 12 × beschäftigte Monate.
- Übertrag aus dem Vorjahr
- Jahresanspruch (ggf. anteilig)
- minus genommene und fest verplante Tage
- Ergebnis = verbleibender Resturlaub
Rechenbeispiel
30 Tage Jahresanspruch, 5 Tage Übertrag, 18 Tage genommen, 4 Tage verplant: 5 + 30 − 18 − 4 = 13 Tage Resturlaub. Bei Eintritt im April: anteilig 30 ÷ 12 × 9 = 22,5 Tage Anspruch.
Anspruch richtig ermitteln
Der Jahresanspruch ist selten einfach die Zahl aus dem Vertrag. Bei Ein- oder Austritt im laufenden Jahr wird zwölfteilig gekürzt: Anspruch × Beschäftigungsmonate ÷ 12. Bei Teilzeit mit weniger Arbeitstagen je Woche wird umgerechnet: Anspruch × eigene Arbeitstage ÷ 5. Wer bei einer Vier-Tage-Woche 30 Tage bei Vollzeit hätte, hat 24 Tage. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 20 Tage bei Fünf-Tage-Woche und darf nie unterschritten werden – auch nicht durch Rundung nach unten.
- Eintritt im Jahr: Anspruch × Monate ÷ 12
- Teilzeit: Anspruch × eigene Arbeitstage ÷ 5
- Gesetzlicher Mindesturlaub: 20 Tage bei Fünf-Tage-Woche
Übertrag und Verfall
Resturlaub aus dem Vorjahr verfällt nicht automatisch. Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich zum Jahresende, im Übertragungsfall bis zum 31. März des Folgejahres – aber nur, wenn der Arbeitgeber nachweislich auf den Urlaub hingewiesen und zur Inanspruchnahme aufgefordert hat. Fehlt dieser Hinweis, bleibt der Anspruch bestehen und kumuliert über Jahre. Für die Tabelle heißt das: Übertrag als eigene Spalte führen und nach Jahrgang trennen, nicht mit dem laufenden Anspruch vermischen.
Beispielrechnung
Eintritt am 1. April, Vollzeit mit Fünf-Tage-Woche und 30 Tagen Jahresanspruch. Anteiliger Anspruch: 30 × 9 ÷ 12 = 22,5 Tage. Aus dem Vorjahr besteht kein Übertrag. Genommen wurden bis Oktober 12 Tage, weitere 6 sind genehmigt und eingeplant. Resturlaub: 22,5 + 0 − 12 − 6 = 4,5 Tage. Entscheidend ist die Trennung zwischen genommen und geplant – wer nur die genommenen Tage abzieht, weist 10,5 freie Tage aus, von denen 6 längst verplant sind.
- Anteiliger Anspruch: 22,5 Tage
- Genommen: 12, geplant: 6
- Resturlaub tatsächlich verfügbar: 4,5 Tage
Typische Fehler
Diese Punkte führen zu Resturlaubszahlen, auf die sich niemand verlassen kann – und im Zweifel zu Ansprüchen, die noch Jahre später bestehen.
- Genommenen und geplanten Urlaub in einer Spalte führen
- Übertrag nicht getrennt nach Jahrgang ausweisen
- Bei Teilzeit in Tagen statt umgerechnet rechnen
- Anteiligen Anspruch bei Eintritt oder Austritt vergessen
- Krankheitstage im Urlaub als Urlaub zählen
In Excel umsetzen
Je Mitarbeitendem eine Zeile mit Eintrittsdatum, Wochenarbeitstagen, Jahresanspruch und Übertrag als Eingabe. Anteiliger Anspruch, genommene Tage, geplante Tage und Resturlaub entstehen als Formelspalten – die genommenen und geplanten Tage per SUMIFS aus einer separaten Urlaubsantragstabelle, damit jeder Antrag genau einmal erfasst wird. Der gesetzliche Mindesturlaub und die Wochenarbeitstage der Vollzeit gehören auf ein Annahmen-Blatt.
- Zwei Tabellen: Mitarbeitende und einzelne Urlaubsanträge
- Genommen und geplant per SUMIFS aus den Anträgen
- Resturlaub als Formel, nie von Hand gepflegt
- Ampel bei mehr als 10 offenen Tagen im vierten Quartal