Absolute und relative Abweichung
Die absolute Abweichung ist Ist minus Plan und behält die Einheit: Euro, Stück, Stunden. Die relative Abweichung setzt sie ins Verhältnis zum Plan: (Ist − Plan) ÷ Plan. Sie brauchen beide. Die absolute Zahl sagt, wie viel Geld es ist – die relative, wie schwer es wiegt. 5.000 Euro über Plan sind bei einem Budget von 20.000 ein Problem und bei 2 Millionen ein Rundungsfehler. Wer nur eine der beiden zeigt, provoziert die falsche Diskussion.
- Absolute Abweichung: Ist − Plan, in der Einheit der Größe
- Relative Abweichung: (Ist − Plan) ÷ Plan, in Prozent
- Division immer gegen Division durch Null absichern
Das Vorzeichen ist nicht immer die Bewertung
Der häufigste Denkfehler: ein positives Vorzeichen als „gut“ zu lesen. Bei Umsatz und Deckungsbeitrag ist mehr besser, bei Kosten, Ausschuss und Durchlaufzeit ist mehr schlechter. Legen Sie deshalb je Kennzahl fest, welche Richtung günstig ist, und färben Sie danach – nicht nach dem Rechenzeichen. Sonst leuchtet eine Kostenüberschreitung grün. In einer Auswertung mit Umsatz- und Kostenzeilen in derselben Tabelle ist das die Fehlerquelle Nummer eins.
Toleranzen statt Punktgenauigkeit
Kein Plan wird exakt getroffen, und das muss er nicht. Ohne Toleranzband ist jede Abweichung eine Meldung und damit keine mehr. Definieren Sie zwei Schwellen je Kennzahl: bis wohin ist es normal, ab wann wird es kritisch. Ein bewährter Startpunkt sind 5 Prozent für die gelbe und 10 Prozent für die rote Grenze – aber legen Sie sie fachlich fest, nicht pauschal. Bei Materialkosten mit schwankenden Einkaufspreisen sind 5 Prozent Alltag, bei Personalkosten wären sie ein Alarm.
- Grün: innerhalb der Toleranz, keine Handlung nötig
- Gelb: beobachten, Ursache klären
- Rot: Gegenmaßnahme erforderlich
- Schwellen je Kennzahl festlegen, nicht global
Unterjährig richtig vergleichen
Der zweite große Fehler ist der Vergleich unterschiedlicher Zeiträume. Im April ein Jahresbudget gegen die bisher angefallenen Kosten zu stellen, ergibt zwangsläufig eine gewaltige „Unterschreitung“. Vergleichen Sie kumuliert gegen kumuliert: Plan bis einschließlich April gegen Ist bis einschließlich April. Dafür brauchen Sie einen Monatsplan, nicht nur eine Jahreszahl. Bei saisonalem Geschäft ist ein Zwölftel des Jahresplans je Monat übrigens auch falsch – verteilen Sie nach erwartetem Verlauf.
Hochrechnung: der Blick nach vorn
Der Plan-Ist-Vergleich schaut zurück. Interessant für Entscheidungen ist die Frage, wo Sie am Jahresende landen. Die einfache Hochrechnung: Ist bis heute ÷ vergangene Monate × 12. Sie unterstellt einen gleichmäßigen Verlauf und taugt als Frühwarnung. Besser ist die Kombination: Ist bis heute plus Restplan für die verbleibenden Monate – so behalten Sie bekannte Sondereffekte im Blick. Erst diese Zahl beantwortet die eigentliche Frage: Reicht das Budget bis Dezember?
Abweichungen aufschlüsseln: Preis oder Menge?
Eine Abweichung zu sehen ist einfach, sie zu erklären ist die eigentliche Arbeit. Fast jede Wertabweichung zerfällt in zwei Ursachen: Sie haben mehr oder weniger Einheiten bewegt (Mengenabweichung) oder je Einheit mehr oder weniger bezahlt beziehungsweise erlöst (Preisabweichung). Die Trennung ist entscheidend, weil beide völlig unterschiedliche Maßnahmen erfordern – eine Mengenabweichung ist ein Planungs- oder Absatzthema, eine Preisabweichung ein Einkaufs- oder Konditionsthema.
- Mengenabweichung = (Ist-Menge − Plan-Menge) × Plan-Preis
- Preisabweichung = (Ist-Preis − Plan-Preis) × Ist-Menge
- Summe beider Abweichungen ergibt die Gesamtabweichung
- Erst diese Aufteilung sagt, wer handeln muss
Was in die Auswertung gehört
Zahlenkolonnen überfordern jedes Meeting. Wirksam ist eine kurze Verdichtung oben und die Details darunter: die drei bis sechs wichtigsten Kennzahlen als Kacheln mit Ampel, der Verlauf Plan gegen Ist als Diagramm, und erst dann die vollständige Tabelle für die Nachfragen. Sortieren Sie die Detailtabelle nach absoluter Abweichung, nicht alphabetisch – dann steht das Wichtigste oben, ohne dass jemand suchen muss.
- Kennzahlen-Kacheln mit Ampel für den ersten Blick
- Diagramm Plan gegen Ist je Monat für den Verlauf
- Detailtabelle nach Abweichungshöhe sortiert
- Kommentarspalte für die Ursache – die Zahl allein erklärt nichts
Typische Fehler
Diese sechs Punkte erklären fast jeden Plan-Ist-Vergleich, der im Meeting nicht überzeugt.
- Jahresplan gegen unterjähriges Ist stellen
- Vorzeichen als Bewertung lesen, obwohl mehr auch schlechter sein kann
- Nur absolute oder nur relative Abweichung zeigen
- Keine Toleranzgrenzen definieren – jede Abweichung wirkt gleich wichtig
- Jahresplan gleichmäßig auf zwölf Monate verteilen trotz Saisonalität
- Division durch Null nicht abfangen, wenn kein Plan hinterlegt ist
In Excel umsetzen
Der Aufbau ist immer derselbe: eine Datentabelle mit Position, Monat, Plan und Ist als Eingabespalten, daneben Abweichung absolut, Abweichung in Prozent und Ampelstatus als berechnete Spalten. Die Toleranzgrenzen gehören auf ein Annahmen-Blatt, damit sie zentral änderbar sind. Darüber eine Übersicht mit den wichtigsten Kennzahlen und einem Plan-Ist-Diagramm. Entscheidend ist die Trennung: Sie pflegen ausschließlich Plan und Ist – alles andere rechnet sich selbst.
- Eingabe: Position, Monat, Plan, Ist
- Berechnet: Abweichung, Abweichung in Prozent, Ampel, kumulierte Werte
- Annahmen-Blatt für die Toleranzschwellen
- Richtungslogik je Kennzahl hinterlegen (mehr ist gut / mehr ist schlecht)